Uutiskirje 10.8.2020 – Uusi lukuvuosi alkaa

 kategoriassa Uutiskirjeet

Haluatko rekisteröityä uutiskirjeen vastaanottajaksi? Rekisteröidy tästä

Uusi lukuvuosi on alkanut!

Tervetuloa aloittamaan jälleen uutta lukuvuotta! Lukuvuoden alku on kiireistä aikaa ympäri Suomea, mutta halusimme kiinnittää oppilaitoksien huomion näin elokuun alussa muistuttaen muutamista tärkeistä asioista Eepokseen liittyen. Lisäksi haluamme esitellä uuden asiakaspalvelumme vahvistuksen, Salman!

Turvallista syyslukukautta kaikille oppilaitoksille!

 


 

Muista tarkistaa nämä 4 asiaa kun lukuvuosi alkaa

1. Tarkista, että järjestelmään on syötetty alkavan lukuvuoden syys- ja kevätlukukaudet

Jotta opettajat pääsevät käyttämään päiväkirjojaan on koulun Hallinnon täydennettävä järjestelmään uuden lukuvuoden opetusajat. Lukukausien lisääminen tapahtuu Eepoksen Admin-portaalissa, kohdassa Oppilaitos -> Lukukaudet.

2. Lomat-ajat ja opetuksettomat päivät

Myös toinen tarkistettava asia liittyy päiväkirjoihin. Jotta päiväkirjoihin ei ilmesty ylimääräisiä opetuspäiviä ajoille jolloin koulu on esimerkiksi joululomalla, tarkistakaa koulun Hallinnossa, että järjestelmään on syötetty lomat sekä päivät jolloin opetusta ei järjestetä. Näiden päiväyksien kirjaaminen onnistuu Eepoksen Admin-portaalissa, kohdassa Oppilaitos -> Päivät joilla ei ole opetusta.

3. Opetajille jaettavat linkit

Jos olette jakaneet opettajille joitakin sisäiseen käyttöön tarkoitettuja materiaaleja, tarkistakaa, että linkit ovat ajantasalla. Koulun Hallinto voi jakaa opettajien etusivulle esimerkiksi lukuvuosisuunnitelman, ajantasaiset OPSit, henkilöstön ohjeistusta tai muuta opettajan työhön liittyvää oleellista materiaalia. Näitä materiaaleja voi muokata Eepoksen Admin-portaalissa, kohdassa Oppilaitos -> Opettajien linkit

4. Kertaa käyttäjätunnuksiin liittyvät muutokset

Teimme kevään aikana Eepokseen hyvin oleellisia muutoksia käyttäjätunnuksiin liittyen. Tavoitteemme, on, että uusia käyttäjätunnuksia aletaan toimittamaan oppilaille aina ilmoittautumisen yhteydessä kaikissa oppilaitoksissa (jotkut ovat jo ottaneet toiminnot käyttöön). Lisäksi palveluun perustettiin tunnukset vanhempien käyttöön (usean oppilaan hallinta yhdellä tunnuksella).

Paras tapa päästä näistä muutoksista kärryille on kerrata kevään Eepos.io lähetyksestä osuus jossa muutoksesta kerrotaan. Voit siirtyä osioon jossa uudistus käydään läpi tästä linkistä 

Suosittelemme koko lähetyksen katsomista kokonaisuudessaan niille joilta se on jäänyt huomaamatta. Lähetyksessä käsiteltiin paljon tärkeitä teemoja Eepoksen ja Eepos mobiilisovelluksen kehitykseen liittyen.

 


 

Varautuminen ”etäopetuksen toiseen aaltoon”

COVID-19 pandemia uhkaa oppilaitosten normaalia toimintaa edelleen. Keväällä opittuja käytäntöjä etäopetukseen on hyvä edelleen pitää mielessä mikäli tilanne muuttuu nopeasti ja oppilaitosten on palattava etäopetukeen. Eepoksen osalta olemme edelleen hyvin valmiina muutokseen. Lisäksi, olemme kytkenet palveluumme tuen myös Microsoft Teams -etätunneille.

Käytännössä, integroimalla koulun Teams -palvelun Eepokseen oppilaitos voi kutsua oppilaita, ryhmiä tai opettajia etätunneille/kokouksiin Eepoksen kautta.

Myös tuki Zoom -palvelun integraatiolle (etätunneille) on tulossa.

Kokonaisuudessaan, syksyllä Eepoksesta löytyy etätunti (myös kokous kutsut sisäisesti) mahdollisuudet Google Meets, Microsoft Teams ja Zoom -integraatioilla.

 


 

Salma on Eepoksen asiakaspalvelun uusi vahvistus!

Eepos-tiimi kasvaa ja kehittyy. Uusin vahvuutemme on Espoon kuvataidekoulusta Eepoksen asiakaspalveluun siirtynyt Salma! Salma on ollut Eepoksen aktiivikäyttäjänä Espoon kuviksella, yhteensä oppilashallinnon kokemusta löytyy reilulta vuosikymmeneltä. Salma tuo tiimiin lisää koulujen hallintojen käytäntöjen tuntemusta varsinkin kuvataidekoulujen saralla. Asiakaspalvelussa Salma tulee vastaamaan ennenkaikkea koulujen hallintojen Live Chat-keskustleuihin.

Kerro vähän itsestäsi ja taustastasi. Miten ja miksi päädyit Eepos-tiimiin?

Olen tehnyt monenlaisia töitä, mm. merimiehenä tankki- ja matkustajalaivoilla sekä gallerianhoitajana Kuopiossa. Viimeiset 19 vuotta olen hoitanut Espoon kuvataidekoulun toimistossa asiakaspalvelua sekä oppilashallintaa. Meillä on ollut käytössä ensin Avita-oppilasrekisteri, sitten Opus, joka kehittyi lopulta Eepokseksi.

Olimme mukana Eepoksen alkuvaiheista alkaen, jo silloin kun Oksidia oli kolmen kaverin nyrkkipaja. Silloin minuun teki vaikutuksen nuorten – kuta kuinkin omien poikieni ikäisten – miesten into ja asiantuntemus. Tajusin, että nyt ollaan luomassa jotain oikeasti merkityksellistä taidekoulujen tarpeisiin. Alussa Eepos oli suunniteltu musiikkioppilaitosten tarpeisiin ja minä pystyin kertomaan heille ryhmäopetuksen vaatimuksia ja siten omalta pieneltä osaltani auttamaan Eepoksen kehittymisessä.

Vuosien saatossa olen ollut mukana monissa Eepos-tapaamisissa ja koulutuksissa, ja niiden yhteydessä olemme Tuomaksen kanssa joskus puhuneet, että heillä olisi käyttöä asiantuntemukselleni kuvataidekoulumaailmasta. Eräänä päivänä koronakevään aikana sitten sain etätoimistooni keittiönpöydän äärelle puhelun, jossa Tuomas kysyi, vieläkö minua kiinnostaisi. Ja tokihan minua kiinnosti!

Mitä uutta tuot Eepos-tiimiin? Mitkä mahdollisesti ovat vahvuuteesi uudessa työssä

Tulen toimimaan asiakastuessa, koulutuksessa sekä kehityksessä. Olen vuosien aikana pyytänyt ja saanut Eepokseen useita ryhmäopetuksen toimintoja ja niitä sekä uusia ideoita haluan kehittää pidemmälle vielä tulevaisuudessa. Musiikkioppilaitosten erityispiirteet vaativat opiskelua, mutta uskon ne oppivani. Haluan kehittää Eeposta entistä intuitiivisempaan suuntaan ja vähentää klikkausten määrää entisestään. Asiakaspalveluun tuon mukanani tietämystä hallinnon ja opettajien näkökulmasta, lisäksi Espoon kuviksen entiset työkaverit ovat luvanneet pitää minut ajan tasalla kentän toiveista.

Olen aikoinaan opiskellut koodausta, joten osaan katsella asioita sekä kehittäjän että loppukäyttäjän silmin. Olen kouluttanut opettajiamme tietotekniikassa ja Eepos-asioissa ja tiedostan, ettei tietotekniikka ole kaikkien sydämenasia. Kuitenkin lopulta kaikki ovat aina opiskeltavan asian oppineet – toivottomia tapauksia en ole kohdannut.

Olen todella innoissani tästä uudesta luvusta elämässäni ja toivon, että voin toimia tehokkaana linkkinä kehitystiimin ja käyttäjien välillä.

Tavataan linjoilla ja livenä pian!

Salman tavoitat Eepoksen Live Chat-tuesta, sähköpostitse osoitteesta salma@oksidia.fi sekä puhelimitse numerosta 050 5300 222 


 

Syksyn koulutuksia vielä varattavissa

Syksyltä löytyy vielä joitain vapaita koulutuspäiviä. Tiivistimme päivitetyn koulutustarjontamme ajankohtaisiin tarpeisiin sopiviksi. Tarkista löytyykö listalta jotain oppilaitoksen tarpeisiin sopivaa aihetta ja ole tarvittaessa yhteydessä!

Koulutuksia hallintohenkilökunnalle
(2-3 tuntia, paikalla 650€ / etänä 450 € alv 0)

  1. Opettajien työtuntien kerääminen ja käsittely (tunti-ilmoitukset)
  2. Tilojenhallinnan koulutus (tilojen organisointi ja raportointi, vakiovaraukset, varauspyynnöt ym)
  3. Laskutustoimintojen kertausharjoitus
  4. Tapahtumien käsittely & tapahtumien WordPress -integraatio
  5. Tavoitetaulujen luominen ja käyttö
  6. Tarvike-rekisterin hyödyntäminen
  7. Ilmoittautumislomakkeiden ja jatkoilmoittautumislomakkeiden hyödyntäminen
  8. Muut koulutustarpeet (oppilaitoksen oma toive)

Koulutuksia opettajille
(2-3 tuntia, paikalla 650€ / etänä 450 € alv 0)

  1. Opettajien yleiset kertausharjoitukset (Eepoksen perusominaisuudet kuten päiväkirja, työtuntien ilmoittaminen, suoritusten kirjaaminen tai palautteen kirjaaminen)
  2. Tavoitetaulujen hyödyntäminen
  3. Median käsittely ja tallentaminen Eepokseen
  4. Google Drive -koulutus
  5. Muut koulutustarpeet (oppilaitoksen oma toive)
  6. Muut koulutukset

Kaikki koulutuksemme voidaan järjestää paikanpäällä tai etänä!

Paikalla
Koulutuspäivä hallinnolle            850,00€ + ALV
Koulutuspäivä opettajille             850,00€ + ALV
½ koulutuspäivä opettajille            650,00€ + ALV

Etänä
Koulutuspäivä hallinnolle            650,00€ + ALV
Koulutuspäivä opettajille             650,00€ + ALV
½ koulutuspäivä opettajille            450,00€ + ALV

Koulutuksien varaamiseen liittyvät yhteydenotot: Aatu Mällinen, aatu@oksidia.fi, +358 44 288 5977

 


 

Muistutus: Eepos-mobiiilisovellus on julkaistu

Julkaisimme Eepos mobiilisovelluksen perjantaina 13.3.2020. Sovellus on nyt ladattavissa Android- ja iOS-laitteille. SOVELLUS ON KÄYTETTÄVISSÄ OPPILAIDEN JA HUOLTAJIEN TUNNUKSILLA.

Ennen sovelluksen käyttöönottoa suosittelemme, että oppilaitos käy läpi Eepos.io jeatuista materiaaleista löytyvän listan toimenpiteistä. Suosittelemme, että

  • oppilaitos käy läpi ja yhdistää huoltajarekisterissä olevat ylimääräiset henkilöllisyydet
  • oppilaitos yhdistää rekisterissä olevat ylimääräiset tuplaoppilaat
  • oppilaitos tarkistaa, että Eepokseen on ladattu ajantasainen versio tietosuojaselosteesta
  • oppilaitos luo vanhempien tunnukset
  • oppilaitos lopuksi tiedottaa aiheesta oppilaille ja vanhemmille

Lisää tietoa sovelluksesta ja sen toiminnasta on saatavilla eepos.io tallenteesta. Voit katsoa sovelluksen esittelyyn liittyvän osion tästä linkistä. 

Olemme luoneet ohjeet sovelluken käyttöönottoon suomeksi ja englanniksi. Ohjeet löytyvät video- ja tekstimuodossa alla.